Assistant(e) : mieux s’organiser et gagner en efficacité

Description

Etre assistant(e) aujourd’hui

• Facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
• Connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie
• Répercussions sur l’organisation du travail

Aborder efficacement sa mission

• Connaitre ses moteurs d’efficacité professionnelle
• Identifier et déjouer les pièges de l’affirmation de soi
• Identifier les points forts de son style de communication

S’organiser pour dégager les priorités

• Gérer son temps et ses priorités
• Développer les outils de relance et de suivi
• Créer ses outils pour bien gérer son équipe
• Les attitudes personnelles
• Organiser des réunions, manifestations ou évènements

Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit

• La prise de notes et la rédaction d’un compte rendu
• La préparation et l’étude d’un dossier
• La présentation d’un dossier en réunion

Rédiger efficacement courriers et notes

• Adopter les principes de base d’un écrit utile
• Ecrire : pourquoi, quand et pour quoi dire ?
• Rédiger des lettres, des notes et des e-mails
• Maîtriser les principes de présentation des documents

Tirer profit des nouvelles technologies

• Gérer l’information du service pour la rendre accessible
• Repérer les supports électroniques utilisés et les besoins et y répondre

Savoir faire face aux urgences

• Analyser son organisation personnelle
• Identifier ses comportements-freins
• Incidence de l’organisation de l’entreprise et des obligations extérieures
• Neutraliser les voleurs de temps
• Construire sa méthode de gestion du temps
• Savoir perdre du temps pour en gagner

Prévoir, anticiper, relayer, planifier

• Etablir son plan de travail journalier
• Repérer et sélectionner les tâches prioritaires
• Anticiper les besoins de l’équipe ou du service
• Mettre en place des pratiques et des procédures communes entre assistantes
• Transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
• Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes et externes
• Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l’information accessible à tous