Conduire une réunion dynamique et efficace hybride et à distance

Description

Comment préparer une réunion ?

• Quel type d’animateur êtes-vous ?
• Quel est l’objectif de votre intervention ? Information, débat, formation, réunion de travail, résolution de problèmes … Quels sont les messages clés ? Quels enjeux ?
• Quelles sont les attentes de l’auditoire : identifier les facteurs clés de votre réussite
• Valider l’organisation : le lieu, les horaires, la durée, la convocation
• Préparer les contenus

Donner du rythme à sa réunion

• Les étapes : Démarrer, développer, Conclure
• Créer le dialogue
• Les mots pour l’accroche, les mots pour la conclusion
• Cadrer la réunion
• Gestion du Timing
• Les trois rôles superposés : Animateur / contributeur/ responsable hiérarchique
• Maîtriser et utiliser les phénomènes de groupe
• Les différences entre pouvoir et autorité, entre rituel et statut

Développer son charisme dans la prise de parole

• Lancer la réunion : Que dire au début d’une réunion ?
• Parler, c’est d’abord écouter
• Déployer sa présence
• Développer son aisance et sa confiance en soi
• Occuper l’espace : à quelle place s’installer ?
• Improvisations sur verbes d’action
• Déminer les conflits entre membres de l’équipe : les postures de médiateur / Conciliateur/arbitre…

Adapter sa communication verbale et non verbale au format de réunion hybride

• Animer sans fatigue, être entendu et écouté, savoir capter l’attention de son public « hybride »
• Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges
• Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
• Travailler son positionnement face caméra et avec les participants en présentiel
• Communiquer, alterner les prises de parole entre participants présentiels et distanciels
• Savoir conduire la réunion, recadrer les débats / bavardages, faire participer chaque interlocuteur
• Comment repérer les signes d’un décrochage et les prévenir (focus sur le distanciel)

Adapter sa communication verbale au format de réunion à distance

• Animer sans fatigue, être entendu et écouté
• S’appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer
• Offrir un temps d’accueil personnalisé à chaque collaborateur/groupe
• Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux
• Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
• Comment repérer les signes d’un décrochage et les prévenir
• Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur

Suivre « l’après réunion » pour valider l’efficacité

• Formaliser les points clefs de la réunion
• Veiller à la diffusion des décisions prises
• Organiser la communication et/ou la mise en œuvre des décisions prises