Objectifs:
Gagner du temps et de l’efficacité dans la rédaction des e-mails.
Se distinguer par la qualité rédactionnelle de ses e-mails.
Développer l'impact de ses e-mails.
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Programme:
Pourquoi un email
- Quelles différences entre le téléphone, le fax, la lettre et l'e-mail ?
- Choisir l'e-mail : quand et pourquoi
Gagner du temps en s’organisant
- Traiter ses e-mails en fonction de l'objet, de l'expéditeur, de l'arrivée et de la priorité
- Respecter les urgences, l'importance et la position hiérarchique de l'expéditeur sans être débordé
- Planifier des plages horaires pour traiter ses e-mails afin d'optimiser son organisation
Utiliser une méthodologie de rédaction courte et claire
- Comment accrocher/capter l'attention du lecteur ?
- Être attentif au choix des destinataires en fonction de l'objectif
- Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
- Rédiger des messages qui accrochent pour susciter une réponse rapide
- Rédiger des phrases courtes, simples et lisibles
- Utiliser les mots-clés
- Choisir le bon mot, la bonne tournure
- Connaître les mots et expressions à éviter.
- Vérifier l’orthographe, la syntaxe et la ponctuation
- Maîtriser le ton et les formules de politesse
- Relire en se plaçant du point de vue du destinataire
Savoir répondre aux e-mails efficacement
- Savoir « accuser réception »
- Adapter sa réponse en fonction de la demande et du destinataire
- Etre proactif : apporter une réponse brève et pertinente
- Mettre en place des « e-mails types » pour les demandes récurrentes
Soigner la mise en forme
- Veiller à la lisibilité
- Organiser le message en paragraphes clairs et aérés
- Définir le choix des couleurs, des polices, des typographies…
- Créer des liens hypertextes pour gagner en interactivité
- Optimiser l’envoi des pièces jointes
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