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Assistant(e) : mieux s’organiser et gagner en efficacité

  • Code: A069
  • Durée:  3 jours
  • Prix: 1470.00 €

Objectifs:

Identifier les compétences clés de la mission d’assistant(e) Maîtriser les outils de la performance Réunir les conditions de réussite

  • Public concerné:
    Assistant(e) d’équipe et secrétaire confirmée souhaitant renforcer leur rôle
  • Dates:
    31 janvier 2018 au 02 février 2018
    16 mai 2018 au 18 mai 2018
    22 août 2018 au 24 août 2018
    21 novembre 2018 au 23 novembre 2018
  • Lieu:  Paris
  • Intervenants:
    Spécialiste de l’assistanat
  • Pré-requis:
  • Technique d'animation:
    Alternance de théorie et de pratique. Etudes de cas d’entreprise. Exercices individuels et collectifs. Retour d’expériences. Mise en situation. Jeux de rôles. Tests.

Programme:

Etre assistant(e) aujourd’hui

  • Facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
  • Connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie
  • Répercussions sur l’organisation du travail
Aborder efficacement sa mission
  • Connaitre ses moteurs d’efficacité professionnelle
  • Identifier et déjouer les pièges de l’affirmation de soi
  • Identifier les points forts de son style de communication
S’organiser pour dégager les priorités
  • Gérer son temps et ses priorités
  • Développer les outils de relance et de suivi
  • Créer ses outils pour bien gérer son équipe
  • Les attitudes personnelles
  • Organiser des réunions, manifestations ou évènements
Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit
  • La prise de notes et la rédaction d’un compte rendu
  • La préparation et l’étude d’un dossier
  • La présentation d’un dossier en réunion
Rédiger efficacement courriers et notes
  • Adopter les principes de base d’un écrit utile
  • Ecrire : pourquoi, quand et pour quoi dire ?
  • Rédiger des lettres, des notes et des e-mails
  • Maîtriser les principes de présentation des documents
Tirer profit des nouvelles technologies
  • Gérer l’information du service pour la rendre accessible
  • Repérer les supports électroniques utilisés et les besoins et y répondre
Savoir faire face aux urgences
  • Analyser son organisation personnelle
  • Identifier ses comportements-freins
  • Incidence de l’organisation de l’entreprise et des obligations extérieures
  • Neutraliser les voleurs de temps
  • Construire sa méthode de gestion du temps
  • Savoir perdre du temps pour en gagner
Prévoir, anticiper, relayer, planifier
  • Etablir son plan de travail journalier
  • Repérer et sélectionner les tâches prioritaires
  • Anticiper les besoins de l’équipe ou du service
  • Mettre en place des pratiques et des procédures communes entre assistantes
  • Transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
  • Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes et externes
  • Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l’information accessible à tous