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Assistant(e) : mieux s’organiser et gagner en efficacité

  • Code: A069
  • Durée:  3 jours
  • Prix: 1470.00 €

Objectifs:

Identifier les compétences clés de la mission d’assistant(e) Maîtriser les outils de la performance Réunir les conditions de réussite

  • Public concerné:
    Assistant(e) d’équipe et secrétaire confirmée souhaitant renforcer leur rôle
  • Dates:
    21 novembre 2018 au 23 novembre 2018
    30 janvier 2019 au 01 février 2019
    15 mai 2019 au 17 mai 2019
    26 août 2019 au 28 août 2019
    18 novembre 2019 au 20 novembre 2019
  • Lieu:  Paris
  • Intervenants:
    Spécialiste de l’assistanat
  • Pré-requis:
  • Technique d'animation:
    Alternance de théorie et de pratique. Etudes de cas d’entreprise. Exercices individuels et collectifs. Retour d’expériences. Mise en situation. Jeux de rôles. Tests.

Programme:

Etre assistant(e) aujourd’hui

  • Facteurs stratégiques qui font évoluer la fonction
  • Connaître et anticiper les attentes de la hiérarchie
  • Répercussions sur l’organisation du travail
Aborder efficacement sa mission
  • Connaitre ses moteurs d’efficacité professionnelle
  • Identifier et déjouer les pièges de l’affirmation de soi
  • Identifier les points forts de son style de communication
S’organiser pour dégager les priorités
  • Gérer son temps et ses priorités
  • Développer les outils de relance et de suivi
  • Créer ses outils pour bien gérer son équipe
  • Les attitudes personnelles
  • Organiser des réunions, manifestations ou évènements
Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit
  • La prise de notes et la rédaction d’un compte rendu
  • La préparation et l’étude d’un dossier
  • La présentation d’un dossier en réunion
Rédiger efficacement courriers et notes
  • Adopter les principes de base d’un écrit utile
  • Ecrire : pourquoi, quand et pour quoi dire ?
  • Rédiger des lettres, des notes et des e-mails
  • Maîtriser les principes de présentation des documents
Tirer profit des nouvelles technologies
  • Gérer l’information du service pour la rendre accessible
  • Repérer les supports électroniques utilisés et les besoins et y répondre
Savoir faire face aux urgences
  • Analyser son organisation personnelle
  • Identifier ses comportements-freins
  • Incidence de l’organisation de l’entreprise et des obligations extérieures
  • Neutraliser les voleurs de temps
  • Construire sa méthode de gestion du temps
  • Savoir perdre du temps pour en gagner
Prévoir, anticiper, relayer, planifier
  • Etablir son plan de travail journalier
  • Repérer et sélectionner les tâches prioritaires
  • Anticiper les besoins de l’équipe ou du service
  • Mettre en place des pratiques et des procédures communes entre assistantes
  • Transmettre en priorité les informations urgentes et importantes
  • Faire circuler les informations auprès des bons interlocuteurs internes et externes
  • Optimiser ses méthodes de classement pour rendre l’information accessible à tous