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Réussir ses évènements et ses manifestations

  • Code: A256
  • Durée:  2 jours
  • Prix: 990.00 €

Objectifs:

Identifier les enjeux de la communication événementielle, dans la stratégie de l'entreprise. Vendre son événement en interne, préparer, gérer et évaluer l'événement.

  • Public concerné:
    Tout collaborateur devant gérer des évènements et des manifestations
  • Dates:
    08 février 2018 au 09 février 2018
    21 mai 2018 au 22 mai 2018
    30 août 2018 au 31 août 2018
    08 octobre 2018 au 09 octobre 2018
    13 décembre 2018 au 14 décembre 2018
  • Lieu:  Paris
  • Intervenants:
    Spécialiste en marketing
  • Pré-requis:
  • Technique d'animation:
    Alternance de théorie et de pratique. Exercices individuels et collectifs. Retour d’expériences. Echanges. Mises en situation. Entraînements. Etudes de cas.

Programme:

Les fondamentaux

  • Qu'est-ce qu'un événement ? Différents types (congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes, forum)
  • Quels sont la place et le rôle de l'événementiel dans l'entreprise ?
  • Quels sont les acteurs ? internes et externes à l'entreprise - impliqués dans l'organisation d'une manifestation ?

Communication événementielle : déterminer l'objectif de la manifestation

  • Valider l'opportunité de monter un événement
  • Les différents types de manifestations : choisir l'événement
  • Identifier les enjeux et les retours attendus : définir les cibles ; définir les objectifs
  • Évaluer le budget

La phase de préparation de l'événement

  • Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
  • Etablir un rétro-planning
  • Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
  • Définir la liste des intervenants
  • Choisir le lieu adéquat selon l'objectif de la manifestation
  • Rédiger un cahier des charges si sous-traitance de l'événement
  • Présenter un brief à une agence d'événementiel
  • Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
  • Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l'organisation de l'événement (intervenants internes et/ou externes, agences...)

La communication sur l'événement et autour de celui-ci

  • Vérifier la mise à jour du fichier cible
  • Réaliser et envoyer les invitations
  • Gérer les réponses et les NPAI
  • Mettre en place un plan de relance
  • Activer les supports de communication complémentaires en soutien à l'organisation de l'événement (publicité, promotion via l'équipe commerciale, communication interne, site web, etc)
  • Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
  • Penser à la signalétique, l'agencement, l'accueil, la coordination des livraisons
  • Pilotage du budget et du rétro-planning

Vivre l'évènement le jour J et être le chef d'orchestre

  • Recevoir les intervenants
  • Accueillir les invités ou visiteurs
  • Se rendre disponible pour prendre en compte les demandes particulières
  • Assurer les relations publiques
  • Assumer son rôle de coordinateur auprès des représentants de l'entreprise
  • Rassurer

Évaluer les "retombées" de l'événement

  • Mesurer les retombées "image", commerciales
  • Consolider sa base de données en vue d'une suite
  • Préparer une suite
  • Valoriser l'événement en interne